Muitas indústrias acreditam que possuem um controle eficiente dos produtos que entram na fábrica. Na prática, porém, existe um ponto cego e perigoso que pode gerar passivos regulatórios de grande monta: os produtos que possuem em suas composições algum tipo de substância controlada pela Polícia Federal, Exército ou Polícia Civil e que passam despercebidos pelos sistemas internos de controles todos os meses.
Esse problema nasce de um controle balizado unicamente pelos NCMs dos produtos, que comparam estes códigos de entrada nas listas de controle Polícia Federal, Exército ou Polícia Civil. Vale ressaltar que, esse método deixa escapar substâncias controladas escondidas dentro de formulações compostas.
O que a lei considera um produto controlado
A legislação brasileira é clara sobre o tema. A Lei 10.357/2001 regula os produtos químicos que podem servir à produção ilícita de drogas. Por isso, ela define quem precisa de cadastro, licença e mapas de controle.
Acetona, ácido sulfúrico, tolueno e dezenas de outras substâncias entram nessa lista. Além disso, o Exército e as Polícias Civis mantêm controles próprios e paralelos.
A regra que muitas empresas ignoram
Aqui está o detalhe que muda tudo. Segundo a própria lei, considera-se produto químico tanto a substância pura quanto as formulações que a contenham, nas concentrações definidas em portaria. Em outras palavras, a mistura também conta como controlada.
Você pode conferir esse trecho no texto oficial da Lei 10.357/2001. Consequentemente, um produto que parece inofensivo no rótulo pode carregar uma substância controlada no interior. Esse é o coração do problema.
Por que o controle por NCM não basta
O NCM classifica o produto comercial, não o seu conteúdo real. Dessa forma, ele descreve o que a empresa compra, mas em produtos compostos, não declara todas as substâncias químicas que existem dentro da embalagem. Aí que mora o risco na área de compliance de produtos controlados.
Quando uma substância controlada aparece dentro de uma formulação, o NCM da nota costuma ser o do produto final. Esse código, na maioria das vezes, não consta na lista da Polícia Federal, Exército e Polícia Civil. Logo, os controles internos, nestes casos, não apontam este item como controlado.
O resultado assusta. A empresa enxerga uma rastreabilidade que, na verdade, é apenas parcial.
O caso clássico: diluentes, tintas e detergentes
Alguns exemplos tornam o problema concreto. Um diluente para tinta pode conter concentração de metiletilcetona. Da mesma forma, certos detergentes industriais carregam ácido nítrico, que também é controlado pelo Exército.
As tintas merecem atenção especial. Em geral, a tinta acabada é isenta, mesmo contendo solventes. Contudo, o diluente vendido à parte muda completamente esse cenário.
Imagine um diluente com inclusão em suas fórmulas de metiletilcetona. Esse item é, na prática, um produto controlado. No entanto, o NCM declarado pode não revelar nada disso. Assim, ele entra na fábrica como se fosse um insumo qualquer, e que não necessita de controle e reporte aos órgãos de controle.
Três órgãos, três lógicas de controle
Entender quem controla e o que controla evita muita dor de cabeça. A Polícia Federal foca nas substâncias ligadas à produção de drogas. Já o Exército controla produtos com potencial explosivo ou de uso militar.
As Polícias Civis, por sua vez, seguem listas estaduais específicas. Em alguns estados, elas controlam apenas o que o Exército também controla e em outros, o que o Exército e a Polícia Federal controlam e no Estado de São Paulo, há uma lista ainda mais extensa de controle. Por isso, o mesmo produto pode exigir reportes e mapas distintos aos órgãos.
Prazos e formatos diferentes para cada órgão
Cada órgão exige uma forma específica de prestação de contas. A Polícia Federal trabalha com mapas mensais que são gerados pelas empresas via sistema SIPROQUIM2. Em contrapartida, o Exército costuma adotar o mapa trimestral e a Polícia Civil, de acordo com cada estado, exige reportes mensais ou trimestrais das informações relacionadas as operações com produtos controlados.
Essa variação exige organização e atualização constante da empresa. Além disso, qualquer atraso ou erro pode gerar autuação. Portanto, manter os controles alinhados aos três órgãos vira tarefa estratégica, não somente burocrática.
Os riscos de quem olha apenas o código fiscal
Ignorar os produtos controlados em composições gera consequências sérias. Primeiro, a empresa compra e estoca substâncias controladas sem a devida licença. Depois, ela transmite mapas incompletos aos órgãos fiscalizadores.
Esse descompasso cria uma exposição silenciosa. Afinal, o erro não some apenas porque o controle interno da empresa não o enxergou! Ele apenas aguarda o momento de uma fiscalização para aparecer e adivinha: em forma de autuação e respectiva sanção.
A fiscalização pode revelar problemas ainda maiores
A fiscalização costuma revelar essas falhas de surpresa. Nesse momento, a empresa precisa justificar compras recorrentes de itens fora da licença. Além disso, ela enfrenta a tarefa difícil de reconstruir informações dos últimos 5 anos (prazo de prescrição).
As multas previstas em lei são pesadas e alcançam valores superiores a um milhão de reais e até mesmo apontamento criminal contra o representante legal da empresa, conforme artigo que fala sobre as sanções relacionadas a erros com operações com produtos controlados. Por isso, descobrir o problema somente na hora da fiscalização custa muito mais do que preveni-lo.
Erros comuns que ampliam a exposição
Algumas práticas inocentes aumentam muito o risco da operação. A primeira delas é confiar apenas no histórico de fiscalizações anteriores. Afinal, nunca ter sido autuado não significa conformidade real.
Outro erro frequente envolve os produtos novos. Muitas vezes, um insumo recém-cadastrado entra sem nenhuma análise regulatória. Dessa forma, ele se torna um ponto cego desde o primeiro pedido.
A troca de fornecedor passa despercebida
A mudança de fornecedor também merece cuidado redobrado. Em geral, dois fornecedores entregam o mesmo produto com fórmulas diferentes. Por isso, um deles pode trazer uma substância controlada que o outro não tinha.
Esse detalhe escapa com facilidade no dia a dia. Contudo, ele altera por completo a obrigação de declaração. Logo, cada troca exige uma nova checagem da composição.
Como identificar produtos controlados em composições
A boa notícia é simples: dá para mapear esses itens com método. Antes de tudo, a empresa precisa olhar além do NCM. Ou seja, ela deve investigar a composição de cada insumo crítico.
A ficha técnica do produto resolve grande parte das dúvidas. Nela, o fabricante informa as substâncias presentes e suas concentrações. Assim, fica claro se aquele item ultrapassa o limite definido em portaria.
Para começar essa varredura, três perguntas ajudam bastante:
- Este insumo é uma substância pura ou uma formulação?
- Qual a concentração de cada componente na fórmula?
- O fornecedor informa, na nota ou no rótulo, se o produto é controlado?
O papel da concentração e da ficha técnica
A concentração funciona como divisor de águas. Em muitos casos, a substância só se torna controlada acima de um percentual específico. Portanto, conhecer esse número é decisivo para a classificação correta.
Algumas notas dispensam até a ficha técnica. Por exemplo, quando o próprio documento já traz densidade e concentração, a análise se torna direta. Mesmo assim, a maioria dos casos exige um olhar técnico cuidadoso e treinado.
A tecnologia ajuda, mas não basta sozinha
Os sistemas de gestão facilitam muito o controle diário. No entanto, eles geralmente buscam apenas pelo NCM. Por isso, acabam repetindo a mesma limitação que cria o ponto cego.
Nenhum software substitui a análise técnica humana. Em vez disso, ele deve receber a inteligência certa para funcionar bem. Assim, a empresa precisa alimentar o sistema com a lista real de itens controlados.
Integre a análise regulatória ao seu ERP
A integração entre áreas potencializa qualquer ferramenta. Quando compras, qualidade e regulatório compartilham dados, o controle ganha força. Consequentemente, o sistema deixa de enxergar só o código e passa a refletir a composição verdadeira.
A solução começa no departamento de compras
O controle eficaz não nasce na planilha do fim do mês. Na verdade, ele começa muito antes, na cotação de cada novo insumo. Nesse ponto, o departamento de compras assume o papel principal.
Ninguém compra nada na indústria sem passar por compras. Dessa forma, esse setor se torna a barreira ideal contra surpresas. Cada novo item deveria passar por uma checagem simples e obrigatória.
A declaração do fornecedor como evidência
O fornecedor conhece melhor do que ninguém o que ele vende. Por isso, ele deve declarar formalmente se o produto é controlado pela Polícia Federal, pelo Exército ou pela Polícia Civil. Essa declaração precisa ficar arquivada.
Esse documento protege a empresa no futuro. Suponha que a fiscalização questione um item anos depois. Nesse caso, a declaração comprova a boa-fé e mostra a origem da informação. Quando o produto for controlado, o fornecedor ainda deve enviar a ficha técnica completa.
O custo real de não controlar
Muita gente enxerga o compliance como simples despesa. Na verdade, ele representa uma proteção financeira concreta. Uma única autuação pode superar anos de investimento em consultoria.
As multas, porém, formam apenas parte do prejuízo. Além delas, a empresa pode em certos casos enfrentar um cancelamento ou suspensão de licença, multas altíssimas, retrabalho e desgaste de imagem. Consequentemente, o controle preventivo é o melhor custo benefício.
A reputação também entra na conta
O dano à reputação costuma ser o mais duradouro. Afinal, clientes e parceiros valorizam empresas em conformidade. Por isso, um histórico limpo abre portas comerciais importantes.
A confiança do mercado se constrói com consistência. Dessa forma, o controle rigoroso vira diferencial competitivo. Em outras palavras, prevenir protege o caixa e a marca ao mesmo tempo.
Prevenção vale mais do que correção
Existem dois caminhos no controle de produtos químicos. O primeiro espera a fiscalização apontar o que ninguém sabia. O segundo cerca a operação antes que o problema surja.
O caminho preventivo exige diálogo entre as áreas certas. Compras, qualidade e o responsável regulatório precisam falar a mesma língua. Consequentemente, o risco diminui de forma drástica.
Por onde a sua empresa deve começar
O primeiro passo não custa nada: questione o seu próprio controle. Pergunte o que entra hoje na fábrica sem aparecer nos relatórios. Em seguida, mapeie os insumos com formulação complexa.
Uma consultoria especializada acelera muito esse processo. Se a sua operação lida com produtos controlados, fale com a nossa equipe pela página de contato. Assim, você estrutura o controle preventivo antes da próxima fiscalização.
O que levar desta leitura
Controlar produtos controlados em composições não é luxo, e sim necessidade real. O NCM ajuda, porém nunca supre a demanda total relacionada.
A prevenção, no fim, sempre vence a correção. Portanto, olhe para dentro das suas formulações ainda hoje. Em resumo, sua tranquilidade na próxima fiscalização depende dessa atitude simples.
Rafael Pazzi atua há mais de 20 anos em compliance regulatório de produtos químicos controlados, atendendo a legislação da Polícia Federal (Lei 10.357/2001), do Exército e das Polícias Civis. À frente da RPazzi Gestão Empresarial, já estruturou o controle de produtos controlados em mais de 300 indústrias no Brasil.
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